Struktur manajemen matriks: skema, prinsip dasar, efisiensi

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Struktur organisasi adalah model hubungan antara posisi dan orang-orang dalam organisasi tertentu.

Struktur organisasi adalah kumpulan berbagai ketergantungan (misalnya fungsional, hierarkis) antara elemen individu (seperti posisi organisasi, sel, unit) organisasi yang memungkinkan Anda untuk mengelolanya. Inti dari OS adalah hubungan yang benar antara tujuan dan sasaran dengan orang-orang dan cara untuk mempengaruhi mereka dalam proses kerja, yaitu, penciptaan bagian-bagian tertentu dalam organisasi, dan kemudian integrasi mereka untuk mengelolanya secara lebih efektif.

Struktur matriks adalah salah satu struktur yang paling dicari untuk organisasi kompleks yang ditandai dengan fokus pada kegiatan proyek.

Struktur matriks dicirikan oleh penyimpangan dari asumsi tradisional bahwa struktur organisasi formal secara keseluruhan harus merupakan sistem yang permanen dan tidak berubah. Dalam struktur ini, dimungkinkan untuk menggabungkan fitur positif dari struktur lini staf dengan properti dari struktur tersebut.

Konsep

Bentuk matriks organisasi manajemen mengacu pada salah satu bentuk struktur organisasi perusahaan, yang cukup luas dalam kondisi modern. Ini didasarkan pada dua kriteria gabungan yang tumpang tindih. Departemen fungsional membentuk dasar pembuatan matriks. Setelah definisi mereka, set kelompok dipilih dan diplot. Tergantung pada profil perusahaan, kriteria utama untuk membedakan kelompok yang disebutkan sebelumnya adalah departemen produksi atau sementara yang menangani tugas tertentu.

Jenis struktur ini diasosiasikan dengan konsep matematis matriks, yaitu array persegi panjang dari bilangan real, yang dicirikan oleh kombinasi kolom dan baris.

Dalam struktur matriks, kolom ekuivalen dengan fungsi berulang yang konstan. Setiap elemen matriks memiliki 2 pusat keputusan - manajer fungsi dan manajer tugas. Keuntungannya adalah fleksibilitas dan keterbukaan terhadap perubahan lingkungan, peningkatan tanggung jawab manajer proyek untuk proyek, peningkatan arus informasi, dan kesempatan bagi karyawan untuk meningkatkan kreativitas mereka.

Jenis struktur organisasi ini diperkenalkan pada tahun enam puluhan di industri kedirgantaraan. NASA telah memainkan peran utama dalam menerapkan kerangka kerja ini. Struktur array paling sering dibangun di sekitar masalah atau proyek di mana organisasi berpartisipasi. Mereka biasanya dikenali dalam baris matriks. Kolom matriks adalah analog dari fungsi yang konstan dan berulang.

Aplikasi

struktur matriksdigunakan ketika diperlukan untuk melakukan aktivitas khusus tertentu yang memerlukan penunjukan tim proyek dalam sistem manajemen perusahaan. Anggota kelompok ini adalah karyawan unit organisasi permanen struktur.

Penugasan karyawan dapat terjadi dalam kasus berikut:

• pemutusan total dari sel asli (departemen) selama tugas (proyek) perusahaan dan subordinasi penuh kepada manajer grup proyek yang ditugaskan (kita berbicara tentang apa yang disebut tim proyek);
• subordinasi ganda karyawan: baik ke kepala divisi sel utama dan kepala tim (solusi ini sesuai dengan struktur matriks yang khas).

Setiap karyawan, yang merupakan salah satu tautan dalam struktur array, adalah anggota tim proyek, serta departemen fungsional. Hasil dari bipartisanship ini adalah fakta bahwa ada beberapa pemimpin. Struktur organisasi matriks adalah pekerjaan yang cukup kompleks. Tidak setiap perusahaan dapat menerapkannya secara efektif. Penerapan struktur ini dapat menimbulkan banyak hal baik positif maupun negatif dalam organisasi.

Manfaat

Karakteristik positif penggunaan struktur matriks antara lain:

• menciptakan kondisi untuk pekerjaan interdisipliner;
• mempromosikan keterampilan kolaborasi;
• fleksibilitas;
• mempromosikan identifikasi karyawan yang tinggi dengan tujuan;
• buat mekanisme manajemen dan koordinasi yang independen;
• mendukung munculnya fenomena sinergi;
• pembebasan potensi kreatif karyawan;
• kemungkinan fokus yang komprehensif pada masalah yang terperinci;
• keterbukaan dan fleksibilitas yang lebih besar dalam beradaptasi dengan perubahan lingkungan;
• meningkatkan tanggung jawab manajer-koordinator untuk perusahaan karena perluasan kompetensinya untuk seluruh siklus implementasi proyek;
• memperbaiki arus informasi.

Kekurangan

Di antara karakteristik negatif dari penggunaan struktur matriks adalah:

• biaya manajemen tinggi;
• kemungkinan terjadinya anarki;
• peningkatan waktu penyelesaian tugas;
• pelanggaran asas kesatuan komando dan kemungkinan sengketa kompetensi antara kepala fungsi dan koordinator proyek;
• kurangnya hubungan dan kepercayaan di pihak fungsi dan pemimpin proyek;
• memberikan tuntutan yang cukup tinggi kepada manajer dan bawahan, yang menyebabkan kesulitan dalam mengisi kelompok kerja;
• ketidakpastian dan ancaman yang menyertai pemimpin tim dan peserta dalam mekanisme manajemen proyek;
• membebani manajer proyek dengan masalah koordinasi yang sedang berlangsung.

Fitur struktur

Struktur matriks direkomendasikan sebagai modern karena mudahnya organisasi beroperasi dalam matrikssistem yang mampu merespon perubahan kondisi lingkungan. Jenis struktur ini dibangun berdasarkan prinsip pengelompokan dua dimensi: kolom adalah ekuivalen dari fungsi berulang yang konstan, dan garis mewakili tugas, produk, proyek yang tidak biasa dan berubah secara berkala.

Jika sebuah organisasi melakukan beberapa tugas (proyek) terpisah pada saat yang sama, tim yang melakukannya bertindak seolah-olah "melintasi" struktur "staf-line" tradisional, menciptakan matriks tugas dan fungsi.

Setiap elemen matriks - posisi atau unit organisasi - adalah dua pusat pengambilan keputusan: manajer fungsi dan manajer tugas (proyek). Kedua sistem berpotongan sebagai akibat dari penetrasi divisi lama ke dalam fungsi dengan divisi baru ke dalam proyek. Hal ini menyebabkan transfer informasi dan koordinasi pekerjaan dalam pengaturan horizontal, dan pembongkaran biasanya membebani saluran vertikal (pembagian hierarki menurut fungsi).

Dalam struktur matriks, yang menggunakan dua aturan pengelompokan yang tumpang tindih, ada fitur struktural manajemen perusahaan seperti:

• spesialisasi tipe profesional tingkat tinggi;
• desentralisasi mendalam;
• formalisasi tingkat kecil.

Struktur matriks dalam praktik

Perhatian mobil Amerika yang terkenal di dunia Ford menggunakan pendekatan array untuk menciptakan salah satu modelnya yang paling populer, yaitu Ford Focus. Grup yang dibuat untuk tujuan ini disebut "timfokus", termasuk insinyur, perancang, spesialis pemasaran dan produksi. Organisasi pekerjaan kepala dilakukan oleh para ahli dari bidang lain perusahaan. Berkat penerapan struktur ini dan pengumpulan spesialis, proyek untuk membuat model baru berhasil setidaknya setahun lebih awal, daripada yang bisa dicapai dengan menggunakan pendekatan perusahaan sebelumnya.

Perusahaan berikut juga menggunakan struktur matriks: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid, dan Manhattan Bank. Namun, struktur matriks, terlepas dari semua upaya yang terlibat dalam implementasi dan upaya implementasi, tidak menemukan aplikasi di perusahaan seperti Philips atau Citibank. Situasi di atas mengasumsikan bahwa struktur matriks bukanlah struktur universal yang cocok untuk diterapkan di perusahaan mana pun.

Contoh struktur matriks

Gambar di bawah ini menunjukkan contoh struktur kontrol matriks dan diagram hubungan di dalamnya.

Seperti dapat dilihat dari gambar, struktur berisi prinsip pemisahan fungsional dan desain dari tautan subordinasi.

Kepala perusahaan dalam struktur ini memiliki beberapa deputi. direktur untuk bidang: pemasaran, R&D, produksi, ekonomi dan keuangan, departemen teknis. Daftar ini dapat bervariasi dari perusahaan ke perusahaan. Masing-masing wakil ini direksi mengemban tanggung jawab fungsional sesuai profil.

Dalam subordinasi masing-masing Anda dapat melihat fungsionalpara karyawan. Jika kita mengambil departemen personalia, maka manajer personalia akan berada di bawah deputi personalia. Jika kita mengambil asisten pemasaran, maka spesialis pemasaran akan menjadi bawahan, dll.

Manajer SDM menjalankan tugas fungsionalnya di bidang pekerjaan personalia, tetapi pada saat yang sama ia juga memiliki manajer proyek lain (tidak hanya fungsional). Karyawan ini mematuhi dan memenuhi perintah manajer proyek tempat dia bekerja. Ini memunculkan esensi dari rantai ganda komando.

Demikian pula, Anda dapat mengambil contoh spesialis pasokan. Di satu sisi, dalam kerangka struktur organisasi, ia melapor kepada kepala departemen pengadaannya, di sisi lain, berpartisipasi dalam proyek, ia melapor kepada manajer proyek dalam menjalankan fungsi pasokan.

Kapan Anda harus menerapkan struktur matriks?

Struktur kontrol matriks dan skema aplikasinya dimungkinkan dalam situasi berikut:

• Ketika lingkungan eksternal perusahaan memberikan tekanan yang kuat, misalnya, dalam kasus persaingan yang tinggi di pasar. Melalui penerapan langkah-langkah komprehensif dari semua sel struktur array, Anda dapat dengan cepat dan efektif menarik perhatian konsumen.
• Dalam situasi di mana perusahaan memproses data dan informasi dalam jumlah tak terhitung. Penggunaan struktur ini sangat memudahkan pembagian tanggung jawab dan koordinasi tugas.
• Jika sumber daya di mana organisasi berada terbatas, struktur matriks ternyata menghematkeputusan. Melalui penggunaan sumber daya yang terbatas, seperti spesialis produksi, tidak hanya departemen yang memproduksi produk A yang dapat digunakan, tetapi juga departemen yang memproduksi produk B.

Meskipun ada kesulitan dalam membuat struktur array aktif, ini berfungsi di perusahaan dan sering kali berkontribusi pada keberhasilan dan mempercepat waktu proyek.

Prinsip dasar pembentukan

Dalam struktur kontrol matriks dan skema pembentukannya, dua bagian terpisah dibedakan: tetap dan variabel. Bagian tetap terdiri dari unit organisasi khusus untuk struktur personalia (administrasi umum), sedangkan bagian variabel terdiri dari kelompok karyawan yang ditugaskan untuk suatu kewajiban tertentu (proyek). Setelah proyek ini selesai, tim-tim ini dipisahkan dan dapat dibentuk kembali tergantung pada kebutuhan institusi.

Dengan demikian, bagian variabel dari struktur mencakup posisi organisasi atau set posisi yang dibuat dari karyawan yang dilampirkan, sebagai bagian dari fungsi yang membentuk proses produksi (misalnya, penelitian dan pengembangan, perencanaan, pembelian, produksi, penjualan), untuk pelaksanaan proyek individu. Tergantung pada jenis perusahaan, manajer proyek dan karyawan lain dari divisi industri ditunjuk. Bagian tetap dari struktur ini terdiri dari unit organisasi pendukung yang khas (misalnya personalia, keuangan, akuntansi, dll.) yang diperlukan untukmanajemen institusi yang efektif.

Struktur manajemen matriks dan skema strukturnya adalah matriks di mana kolom adalah hierarki fungsional, dan baris tautan adalah hierarki teknis. Dengan demikian, sel-sel eksekutif (departemen) melapor kepada manajer fungsional dalam sistem vertikal, sedangkan dalam sistem horizontal mereka bergantung pada koordinator proyek.

Nama struktur matriks berasal dari matematika: dalam sains, istilah "matriks" mengacu pada array persegi panjang dari bilangan real yang mencirikan umpan balik baris dan kolom. Bersama-sama, ini menciptakan matriks yang mendefinisikan hubungan antara elemen baris dan kolom.

Dalam bagan organisasi matriks, baris biasanya mewakili kegiatan subjek yang tidak biasa dan berulang, sedangkan kolom setara dengan fungsi permanen dan berulang yang dilakukan oleh sekelompok personel. Jika beberapa atau selusin proyek besar sedang dilakukan secara bersamaan, maka tim yang melakukan pekerjaan ini bertindak seolah-olah "melintasi" struktur garis personel tradisional, menciptakan matriks tugas fungsional objek. Ciri khas struktur matriks adalah penyimpangan dari prinsip kendali tunggal.

Kesimpulan

Struktur matriks dapat dianggap sebagai solusi universal, terutama di lembaga-lembaga di mana tugas-tugas individu yang kompleks dilakukan yang memerlukan koordinasi dan kerjasama spesialis dari berbagai industri. Oleh karena itu, matriksstruktur ini sangat berguna di lembaga ilmiah dan penelitian, kantor desain, pusat penelitian, dll. Saat ini, struktur seperti itu juga digunakan di banyak lembaga besar (perusahaan, perusahaan), serta di perusahaan konsultan organisasi dan biro iklan. Struktur matriks fleksibel dan memungkinkan interaksi antara orang-orang di semua tingkat manajemen organisasi.