Optimasi jumlah karyawan: jenis, tujuan, aktivitas, prosedur

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Karyawan di setiap perusahaan harus memiliki keterampilan dan kemampuan yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan. Agar kegiatan seluruh perusahaan menjadi efisien dan menguntungkan, manajemen harus berhati-hati dalam mengoptimalkan jumlah personel. Perusahaan harus mempekerjakan sejumlah warga negara, yang diperlukan untuk berfungsinya perusahaan secara optimal. Oleh karena itu, tidak jarang, setelah dilakukan analisis yang cermat, untuk mengetahui perlunya pemecatan, pengurangan, pemindahan atau perekrutan karyawan. Optimalisasi dapat dilakukan oleh manajemen langsung perusahaan atau perwakilan dari organisasi pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam acara ini.

Konsep optimasi

Optimasi jumlah personel di perusahaan adalah proses penentuan jumlah karyawan yang diperlukan untuk berfungsinya perusahaan secara efisien dan optimal. Dalam kondisi seperti itulah orang dapat mengharapkan bahwa dengan biaya minimal untuk remunerasi pekerja akan adauntuk memastikan kinerja perusahaan yang sangat baik.

Mengoptimalkan struktur dan jumlah staf memungkinkan Anda menentukan rasio biaya tenaga kerja terbaik dengan efisiensi spesialis. Manajemen perusahaan yang berbeda mungkin menggunakan metode yang berbeda untuk menerapkan proses ini, tetapi hasilnya biasanya berupa perubahan jumlah karyawan di perusahaan. Jumlah spesialis yang direkrut diperbolehkan tidak berubah, tetapi pada saat yang sama, transfer dilakukan antara unit struktural yang berbeda.

Fitur Proses

Perusahaan mana pun harus mengetahui beberapa nuansa yang membuat pengoptimalan jumlah karyawan berhasil:

• paling sering, setelah menyelesaikan proses ini, diperlukan perubahan tertentu dalam kepegawaian perusahaan;
• seringkali manajemen harus sepenuhnya mengubah aspek utama dari fungsi perusahaan;
• di perusahaan besar, optimasi dilakukan oleh karyawan langsung perusahaan dengan pendidikan dan pengetahuan yang diperlukan;
• perusahaan kecil melakukan outsourcing prosedur.

Melalui proses inilah perusahaan dapat menentukan berapa banyak pekerja yang dibutuhkan perusahaan untuk menghasilkan keuntungan yang tinggi dengan biaya tenaga kerja yang minimal.

Tujuan apa yang sedang dicapai?

Tujuan pengoptimalan jumlah pegawai adalah sebagai berikut:

• mengurangi biaya tenaga kerja untuk pemilik bisnismenyewa spesialis;
• meningkatkan keterampilan karyawan, karena mereka hanya melakukan tugas yang sesuai dengan keterampilan, pendidikan, dan kualifikasi mereka;
• memecahkan karyawan yang tidak membawa manfaat bagi perusahaan, dan hampir di setiap perusahaan ada karyawan yang tidak efisien yang tidak ingin meningkatkan kinerjanya dan tidak tertarik dengan perkembangan perusahaan;
• perbaikan struktur organisasi perusahaan, yang menjamin kemudahan pengelolaan seluruh karyawan perusahaan.

Meskipun proses yang terorganisir dengan baik memang dapat mencapai banyak tujuan yang berarti, penting untuk mempercayakan prosedur ini hanya kepada profesional yang berpengalaman.

Konsekuensi optimasi buta huruf

Jika pengoptimalan jumlah karyawan tidak dilakukan dengan benar, ini dapat menyebabkan konsekuensi negatif bagi perusahaan. Manajemen tidak akan dapat melihat manfaat apa pun dari proses tersebut, dan ini juga dapat menyebabkan penurunan keuntungan dari aktivitas tersebut.

Jika pegawai yang sebenarnya penting dan diperlukan untuk jalannya perusahaan diberhentikan atau dikurangi, hal ini akan menyebabkan kerugian, penurunan citra perusahaan atau pemecatan karyawan lain dari perusahaan. Oleh karena itu, prosedur ini harus dilakukan hanya oleh spesialis berpengalaman yang terlebih dahulu akan menganalisis semua karyawan perusahaan dengan cermat.

Kapan prosedurnya diperlukan?

Langkah-langkah untuk mengoptimalkan jumlah karyawanmungkin berbeda. Mereka dipilih tergantung pada alasan prosesnya. Proses ini paling sering diperlukan dalam situasi berikut:

• perusahaan menghabiskan terlalu banyak untuk membayar sejumlah besar karyawan, tetapi keuntungan dari operasi dianggap rendah;
• penyesuaian tertentu dilakukan pada budaya perusahaan perusahaan, dan beberapa karyawan yang konservatif tidak dapat mengubah aturan kerja mereka, yang menyebabkan penurunan efisiensi kegiatan mereka, dan ini menjadi alasan untuk perlu mencari spesialis yang lebih setia dan sukses;
• teknologi atau peralatan yang berbeda sedang diperkenalkan ke dalam proses produksi yang sebelumnya belum pernah dikerjakan oleh spesialis yang ada, jadi ada kemungkinan bahwa mereka tidak akan mampu mengatasi tugas baru;
• karena keuntungan yang rendah, manajemen perusahaan dapat memutuskan untuk berhenti bekerja di bidang kegiatan apa pun, oleh karena itu, kebutuhan akan layanan beberapa spesialis berhenti, yang mengarah pada pengurangan posisi atau staf.

Tujuan utama dari proses ini adalah untuk mengurangi biaya upah bagi karyawan dan meningkatkan keuntungan dari kegiatan perusahaan. Namun dalam proses optimalisasi jumlah personel di perusahaan perlu diperhatikan alasan pelaksanaannya.

Formulir proses

Ada berbagai bentuk dan jenis optimasi jumlah karyawan. Mereka dipilih tergantung pada alasan pelaksanaan proses danciri-ciri perubahan jumlah pegawai. Bentuk prosedur berikut dipilih:

• mengurangi jumlah biaya tenaga kerja karyawan;
• mencari karyawan baru dengan kualifikasi tinggi, pengalaman dan keterampilan lain yang diperlukan;
• pelaksanaan berbagai kegiatan yang tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan kualifikasi pegawai yang ada atau menggunakan motivasi untuk meningkatkan kinerja.

Bergantung pada formulir yang tersedia, metode terbaik dipilih.

Metode apa yang digunakan untuk mengoptimalkan jumlah karyawan?

Untuk melakukan proses ini, manajemen perusahaan dapat menggunakan metode yang berbeda. Sebagai aturan, mereka menggunakan metode seperti itu:

• pemberhentian karyawan (kemungkinan pengurangan, serta pemecatan atas kemauan sendiri atau berdasarkan kesepakatan khusus para pihak);
• penghapusan dari perusahaan unit individu yang tidak menghasilkan keuntungan;
• penyewaan karyawan, outsourcing atau outstaffing.

Pilihan metode untuk mengoptimalkan jumlah personel tergantung pada alasan pelaksanaan proses, serta tujuan yang harus dicapai oleh manajemen perusahaan. Selanjutnya, pertimbangkan setiap proses secara lebih rinci.

Intervensi efektif apa yang digunakan?

Untuk mengoptimalkan jumlah personel, berbagai metode semakin banyak digunakan, yang sangat efektif dan baru bagi pengusaha. Ini termasuk:

• Pekerjaan Luar Biasa. Ini diwakili oleh proses di mana karyawan dikeluarkan dari perusahaan. Mereka dapat didaftarkan pada perusahaan lain, melakukan tugas yang sama.
• Outsourcing. Ini menyiratkan penarikan proses kerja langsung dari pekerjaan perusahaan. Hal ini menyebabkan pengurangan biaya perusahaan, serta penurunan jumlah karyawan.
• Sewa karyawan. Ia berasumsi perusahaan menggunakan jasa pegawai yang tidak terdaftar resmi. Spesialis semacam itu ditawarkan oleh perusahaan leasing khusus berdasarkan perjanjian khusus. Selama periode waktu tertentu, manajemen organisasi mengevaluasi kemampuan dan kapabilitas seorang spesialis. Jika kerjasama berhasil, maka kontrak kerja waktu tidak ditentukan.

Di Rusia, metode di atas untuk mengoptimalkan jumlah personel dalam suatu organisasi jarang digunakan, tetapi metode tersebut efektif digunakan di negara-negara Barat, karena memungkinkan Anda mencapai tujuan dengan biaya dan upaya minimal dari pihak dari pemilik perusahaan.

Kebijakan penghematan

Seorang manajer yang berencana untuk mengoptimalkan harus mempelajari rekomendasi spesialis tertentu, yang untuk itu ia memilih literatur profesional yang sesuai. Optimalisasi jumlah personel hampir selalu dikaitkan dengan kebutuhan untuk mengurangi jumlah karyawan di perusahaan. Ini mungkin karena perubahan arah, pengenalan peralatan baru, atau faktor lainnya.

Untuk mengurangi kuantitaspekerja dapat digunakan dengan cara yang berbeda:

• memecat warga dengan menyusun perjanjian damai, di mana karyawan dapat mengharapkan untuk menerima kompensasi yang baik;
• jika diperlukan penghentian kerjasama dengan karyawan yang tidak memenuhi tugas pokoknya, sehingga tindakan mereka mengakibatkan hasil yang buruk dalam fungsi perusahaan, maka dilakukan sertifikasi, jadi jika ternyata dari hasil dari proses ini bahwa warga negara benar-benar tidak memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan, maka ia diberhentikan karena tidak sesuai dengan posisinya;
• pengurangan staf atau posisi, tetapi prosedurnya harus dilakukan berdasarkan persyaratan hukum, oleh karena itu, semua karyawan yang akan diputus kontraknya diberitahu tentang proses yang direncanakan dua bulan sebelumnya, dan beberapa orang juga memiliki hak istimewa untuk tetap berada di perusahaan;
• pemberhentian karyawan yang sering melanggar disiplin kerja, karena dalam kondisi seperti itu mereka tidak membawa keuntungan bagi perusahaan, oleh karena itu, mereka dapat diberhentikan sebagai bagian dari tindakan disiplin.

Adalah kebutuhan untuk berhenti bekerja sama dengan spesialis yang disewa sambil mengoptimalkan tingkat jumlah karyawan yang mengarah pada fakta bahwa karyawan memiliki sikap negatif terhadap proses ini.

Alasan memiliki karyawan yang tidak perlu di perusahaan

Optimalisasi jumlah staf hampir selalu dikaitkan dengan perlunya pemutusan hubungan kerjadengan karyawan yang berbeda. Mereka mungkin tidak memenuhi tugas atau mungkin tidak dapat bekerja di bidang kegiatan lain. Mengidentifikasi spesialis semacam itu cukup sederhana, tetapi penting untuk mengetahui dari mana tepatnya mereka berasal di perusahaan. Alasan munculnya pekerja tambahan yang tidak mendatangkan keuntungan bagi perusahaan antara lain:

• jika perusahaan memperbarui peralatan dan teknologi, maka banyak karyawan tidak dapat mengatasi item ini, dan biasanya masalah ini terjadi pada orang setelah 45 tahun;
• perusahaan menggunakan deskripsi pekerjaan yang ditulis dengan buruk dan tidak dipahami dengan baik, sehingga banyak karyawan tidak memahami tindakan apa yang termasuk dalam tugas mereka;
• seluruh kantor tidak dibagi menjadi zona dan departemen, jadi semua karyawan berada dalam satu ruangan besar, melakukan berbagai fungsi;
• kepala perusahaan adalah pendatang baru dalam bisnis, oleh karena itu, pada saat pembukaan perusahaan, ia tidak membentuk struktur organisasi yang kompeten;
• tidak ada perencanaan personalia di perusahaan, jadi karyawan direkrut secara spontan, dan ini biasanya mengacu pada perusahaan di mana orang mengundang kerabat atau teman mereka untuk bekerja;
• perusahaan tidak memiliki pembagian kekuasaan yang jelas antara semua karyawan perusahaan;
• di setiap cabang, kepala manajer dapat secara mandiri melakukan layanan fungsional, yang sering menyebabkan organisasi kerja karyawan yang buta huruf;
• kontrak kerja standar dibuat dengan pekerja yang harus melakukan pekerjaan sementara;
• dalamperusahaan menerima peralatan baru yang membutuhkan karyawan baru, dan spesialis masa lalu tetap sebagai asisten, meskipun mereka sebenarnya tidak membawa manfaat apa pun bagi perusahaan.

Agar tidak menghadapi kebutuhan untuk memberhentikan karyawan di masa depan, pengusaha harus mengambil pendekatan yang bertanggung jawab dalam pemilihan karyawan. Untuk pekerjaan musiman atau satu kali, disarankan untuk membuat kontrak jangka tetap.

Bagaimana karyawan tambahan diidentifikasi?

Sebelum mengoptimalkan jumlah karyawan, perlu untuk menentukan alasan penerapannya, serta memilih metode dan formulir terbaik. Biasanya, prosedur ini diperlukan ketika sejumlah besar karyawan diidentifikasi yang tidak membawa manfaat apa pun bagi perusahaan. Anda dapat mendefinisikannya dengan cara berikut:

• audit personalia sedang dilakukan untuk menentukan struktur karyawan berdasarkan posisi, usia, dan kriteria lainnya;
• membandingkan tingkat pertumbuhan biaya tenaga kerja dengan tingkat pertumbuhan keuntungan dari kegiatan perusahaan;
• perkirakan jumlah karyawan di perusahaan pesaing.

Sebelum memberhentikan atau memberhentikan pekerja, Anda harus mengevaluasi apakah proses ini akan membawa hasil positif bagi operasi perusahaan.

Bagaimana prosesnya?

Jika kepala perusahaan menyadari perlunya optimalisasi karyawan, maka ia dapat melakukan prosesnya sendiri atau beralih ke profesional. Jika pendekatan klasik untuk acara ini dipilih, maka metode berikut dilakukan:

• direktur perusahaan menentukan arah yang menjanjikan bagi perkembangan perusahaan, serta tujuan yang harus dicapai dalam jangka waktu tertentu;
• bentuk dan metode optimasi masa depan dipilih;
• prosedur yang dipilih sedang diterapkan, di mana spesialis baru dapat dipekerjakan, serta karyawan saat ini dapat dipecat atau dikurangi;
• semua proses yang diterapkan di perusahaan sedang ditinjau, karena penyebab kerugian tidak hanya karyawan yang tidak memiliki tingkat kualifikasi yang dipersyaratkan, tetapi juga nuansa lain dari aktivitas perusahaan;
• membuat tabel kepegawaian baru;
• deskripsi pekerjaan baru atau dokumen lain diperkenalkan, berdasarkan spesialis yang bekerja.

Jika perusahaan menggunakan PHK untuk mengurangi jumlah karyawan, maka pemberi kerja harus mempersiapkan kerugian finansial yang signifikan, karena perlu membayar pesangon kepada karyawan yang di-PHK.

Seringkali, lembaga anggaran pun menerima perintah untuk mengoptimalkan jumlah staf. Hal ini biasanya disebabkan oleh rendahnya efisiensi organisasi semacam itu.

Rekomendasi untuk pemberi kerja

Jika pimpinan perusahaan memutuskan untuk menggunakan optimasi, maka disarankan untuk mempertimbangkan tips berikut:

• perlu menemukan pendekatan individual untuk pemecatan setiap karyawan;
• majikan harus bersiap menghadapi ketidakpuasan karyawan;
• disarankan untuk menggunakan berbagai insentif yang memungkinkan warga untuk berhenti sendiri atau dengan kompilasikesepakatan para pihak;
• jika perlu, digunakan pekerjaan paruh waktu;
• jika seorang karyawan memiliki pengalaman yang baik, tetapi tidak dapat mengatasi tugas baru dengan baik, maka disarankan untuk mengirimnya ke pelatihan lanjutan, dan tidak langsung memaksanya untuk berhenti.

Jika, sebagai bagian dari pengoptimalan, karyawan diberhentikan secara tidak sah, mereka dapat pergi ke pengadilan untuk dipulihkan dan menerima kerusakan moral dari direktur.

Kesimpulan

Restrukturisasi dan optimalisasi jumlah personel dalam suatu perusahaan adalah proses kompleks yang dapat diimplementasikan dalam berbagai bentuk dan jenis. Tujuan utama mereka adalah untuk meminimalkan biaya tenaga kerja bagi karyawan. Mereka mungkin terdiri dari mempekerjakan atau memecat pekerja yang berbeda.

Prosedur dapat dilakukan oleh karyawan perusahaan atau oleh spesialis pihak ketiga. Jika direncanakan untuk memberhentikan spesialis, maka penting untuk melakukan proses ini dengan mempertimbangkan persyaratan hukum sehingga keputusan majikan seperti itu tidak dapat diganggu gugat.