Isi dan jenis surat bisnis

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Surat bisnis adalah salah satu sarana komunikasi terpenting dalam dunia bisnis antara perwakilan organisasi yang berbeda. Hal ini ditandai dengan ketat, tepat, gaya formal.

Surat Bisnis

Sekarang, di era Internet, pentingnya korespondensi bisnis tidak berkurang, tetapi hanya mengubah media - dari kertas ke elektronik - dan menjadi lebih cepat. Oleh karena itu, sangat penting bagi setiap karyawan, pencari kerja, maupun orang-orang yang menduduki posisi pimpinan, untuk dapat menyusun berbagai jenis surat bisnis dengan benar.

Selain itu, ini sebagian mencirikannya sebagai seorang profesional, memperluas peluang karirnya. Karena itu, sangat penting bagi siapa pun yang tidak peduli dengan kariernya untuk mengetahui aturan untuk melakukan korespondensi bisnis dan mempertimbangkan berbagai jenisnya. Dan isi surat bisnis, serta kualitasnya, akan tergantung pada profesionalisme koresponden.

Dengan bantuan korespondensi bisnis, masalah diselesaikan, disajikanklaim, kontrak dibahas, barang berharga dan dokumen dikawal.

Gaya bisnis

Gaya surat bisnis harus tepat dan tidak memungkinkan adanya interpretasi kata yang berbeda-beda. Harus ada subordinasi resmi yang ketat, bahkan jika ini adalah surat kepada teman. Pengulangan (dalam jumlah terbatas) perangko leksikal diperbolehkan, dan bahkan disambut. Biasanya, berbagai jenis surat bisnis mencakup beberapa masalah, terbatas pada topik bisnis. Nada yang digunakan hanya netral, tidak memungkinkan penilaian pribadi dan emosi yang tidak pantas.

Korespondensi bisnis selalu resmi, sering didaftarkan dan dicatat.

Jenis huruf

Perkembangan bisnis, teknologi informasi mempengaruhi penulisan bisnis dan jenisnya, memaksanya untuk mengambil bentuk baru. Hingga saat ini, jenis huruf berikut dibedakan:

1. Topik komersial dan bisnis. Dengan bantuan bisnis memecahkan masalah ekonomi, organisasi, hukum. Volume pesan-pesan ini dari beberapa baris hingga beberapa halaman. Komersial memecahkan masalah penjualan jasa atau barang dan pasokan. Ini adalah permintaan, penawaran, keluhan.
2. Surat yang membutuhkan tanggapan (seperti permintaan, banding, permintaan, keluhan, saran) dan tidak membutuhkan (berisi peristiwa dan fakta yang telah dijelaskan - penyertaan yang setara dengan tanda terima, konfirmasi).
3. Ada d seperti itu



huruf cemara: teratur dan melingkar - memiliki satu pengirim danbeberapa penerima dengan peringkat lebih rendah.

4. Korespondensi dianggap standar, yang berisi bentuk dokumen, sampel yang sudah jadi. Jenis surat bisnis yang disajikan dengan cara ini disebut diatur. Jika pengirim menulis pesan dari dirinya sendiri, maka itu tidak diatur.
5. Ketika sebuah surat mengungkapkan satu topik, itu disebut satu aspek, jika beberapa - multi-aspek.
6. Posisikan secara terpisah jenis surat bisnis yang mencerminkan informasi individu untuk penerima: selamat, terima kasih, belasungkawa, rekomendasi, pengiring.

Isi surat bisnis

1. Daya tarik dirancang untuk menarik perhatian, minat, membangun tingkat kontak. Banding bisa berdasarkan posisi, nama belakang, nama depan dan patronimik atau umum.
2. Pengantar inti surat, menjelaskan maksud atau alasan surat, terdiri dari deskripsi, tautan, terima kasih, selamat, klaim, dan sebagainya.
3. Bagian utama (harus ada korespondensi bisnis). Jenis surat bisnis untuk berbagai keperluan berisi informasi utama, proposal, persyaratan, undangan, permintaan, pesanan. Ini berisi alasan, pernyataan kronologis yang ketat, analisis masalah, keuntungan terstruktur atau kemungkinan kerugian.
4. Semua jenis surat bisnis harus memiliki kesimpulan, terdiri dari kesimpulan, proposal, kesepakatan, penolakan, peringatan. Misalnya: mengingatkan, menawarkan, bertanya, memperingatkan.
5. Frasa penutup standar,dirancang untuk mengatur kerjasama lebih lanjut, batas waktu, kemungkinan penolakan. Juga, seruan terakhir tunduk pada sistem nilai dan prioritas sosial.

Rekomendasi untuk menulis surat

1. Huruf harus melek huruf dan mudah dibaca, tidak menumpuk kata-kata dan menggunakan satuan leksikal yang tidak diketahui secara pasti maknanya.

2. Semua jenis surat bisnis tidak boleh terlalu besar, lebih baik untuk mengurangi dan menyusun informasi sebanyak mungkin.

3. Dalam proses membaca, penerima harus merasakan rasa hormat, individualitas surat, kepemilikan topik, masukan positif dari penulis.

4. Penting dalam proses penulisan untuk membuat kesepakatan tentang waktu, syarat, ketentuan kontak dan kontrak. Ini dapat dilakukan dalam bentuk daftar opsi atau pertanyaan utama.

5. Nada surat yang bijaksana dan profesional, baik hati pasti akan membuat penerima menerima tanggapan yang positif dan cepat.

Salah satu komponen bisnis yang sukses adalah kepatuhan terhadap aturan korespondensi bisnis, yang membentuk setidaknya 80% dari semua dokumentasi organisasi. Ketaatan yang ketat terhadap semua norma menekankan nilai hukum surat bisnis dan memastikan pencapaian tujuan komersial yang cepat.