Contoh deskripsi pekerjaan tipikal untuk seorang arsiparis

2024 Pengarang: Howard Calhoun | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:31

Posisi pegawai arsip disebut arsiparis. Tugas utama seorang spesialis di bidang ini adalah untuk menetapkan pekerjaan arsip itu sendiri dan sirkulasi dokumentasi di dalamnya. Tenaga profesional seperti itu dibutuhkan di mana pun terjadi perputaran surat dinas yang besar, terutama di organisasi-organisasi yang terkait dengan asuransi, keuangan, dan khususnya di perusahaan-perusahaan negara. Dokumen utama yang harus dirujuk oleh karyawan baru adalah deskripsi pekerjaan arsiparis.

Ketentuan Umum

Hanya pimpinan perusahaan yang dapat menerima atau memberhentikan seorang arsiparis. Dan pertama-tama, dia harus mengacu pada undang-undang negara saat ini. Instruksi harus menunjukkan orang yang merupakan supervisor langsung dari spesialis yang memegang posisi ini.

Untuk bekerja sebagai arsiparis, seseorang harus menerima pendidikan profesional awal, dan kemudian ia dapat diterima untuk posisi bahkan tanpa pengalaman di bidang ini. Ada pilihan yangseseorang dengan pendidikan menengah atau umum akan mendapatkan pekerjaan, tetapi kemudian ia harus menerima pelatihan khusus dalam arah ini. Pengalaman tidak diperlukan untuk posisi ini.

Yang perlu Anda ketahui

Deskripsi pekerjaan arsiparis perusahaan menunjukkan bahwa karyawan harus memiliki pengetahuan tertentu: ia wajib mempelajari peraturan, instruksi, dan seluruh daftar dokumen hukum yang terkait dengan pengelolaan arsip di organisasi ini. Selain itu, ia harus tahu cara menyimpan, menggunakan dokumen, serta dengan standar apa dokumen itu diterima dan diserahkan. Pengetahuannya harus mencakup sistem negara kesatuan pekerjaan kantor. Selain itu, ia harus memahami bagaimana deskripsi dari dokumen yang diawetkan itu disusun, mana yang perlu disimpan secara permanen, dan mana yang hanya sementara, dan juga menyusun tindakan tentang pemusnahannya.

Deskripsi pekerjaan asisten arsiparis menyiratkan bahwa dia harus mengetahui bagaimana file disimpan, menurut aturan apa file tersebut disiapkan untuk penggunaan dan penyimpanan selanjutnya, bagaimana catatan disimpan dan laporan disiapkan di perusahaan. Orang ini harus memahami struktur perusahaan tempat dia bekerja, serta aturan penggunaan peralatan dan semua sarana teknis yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan di arsip. Selain itu, ia harus mengetahui semua aturan dan undang-undang internal organisasi, termasuk perlindungan tenaga kerja, keselamatan kebakaran, rutinitas, dan sebagainya.

Tanggung Jawab

Deskripsi pekerjaan seorang arsiparis di lembaga anggaranmenganggap bahwa ia harus melakukan fungsi-fungsi tertentu: pelaksanaan pekerjaan yang berkaitan dengan bisnis kearsipan, pelestarian dokumen yang masuk ke arsip, pendaftaran dokumen yang masuk, pengembangan nomenklatur, dan verifikasi kebenaran pengajuan kasus sebelum diajukan. ke arsip. Jika ada kebutuhan seperti itu, maka dia mengenkripsi unit penyimpanan, mengatur penempatan kasing dan memasukkannya ke dalam register.

Uraian tugas arsiparis institusi medis menyarankan bahwa ia harus menyiapkan deskripsi ringkasan dari dokumentasi yang disimpan, mendistribusikannya ke unit sementara dan abadi. Itu harus menyimpan catatan dan segera menghancurkan dokumen yang telah kedaluwarsa, dan mengembangkan sistem yang memungkinkan untuk menemukan dokumen yang diinginkan dengan cepat dan mudah.

Fungsi lainnya

Selain itu, tugas resminya membutuhkan kehadirannya selama ujian untuk nilai dokumen untuk ilmu pengetahuan dan tidak hanya. Dia harus memastikan bahwa dokumen tetap utuh, jika perlu, melakukan pekerjaan restorasi dengan mereka. Spesialis ini juga memastikan bahwa arsip memiliki semua kondisi yang diperlukan untuk penyimpanan dokumen secara normal.

Arsiparis harus memantau penerapan aturan proteksi kebakaran, serta menggunakan sarana teknis modern untuk bekerja dengan dokumen. Dia berkewajiban atas permintaan karyawan dan pengunjung organisasimenerbitkan salinan atau dokumen asli arsip, membuat sertifikat dengan menggunakan informasi yang tersedia di arsip, dan menyiapkan laporan tentang pekerjaan mereka.

Hak

Deskripsi pekerjaan arsiparis medis menunjukkan bahwa ia memiliki hak tertentu. Ia dapat meminta dan menerima dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pekerjaannya. Jika perlu, ia dapat bekerja sama dengan spesialis dari departemen lain perusahaan atau dari organisasi lain, jika ini akan membantunya dalam memecahkan masalah kompetennya. Jika ada kebutuhan seperti itu, ia dapat mewakili kepentingan perusahaannya di organisasi lain dalam masalah apa pun yang berhubungan langsung dengan pekerjaan kearsipan.

Tanggung Jawab

Deskripsi pekerjaan seorang arsiparis mengasumsikan bahwa ia bertanggung jawab atas kegagalan untuk memenuhi tugasnya dan kualitas pekerjaan yang buruk, untuk memberikan informasi yang salah atau menyimpang tentang tugas yang dilakukan, karena menolak untuk memenuhi perintah dari atasannya.

Selain itu, ia bertanggung jawab atas situasi di mana pelanggaran, pelanggaran keselamatan, atau tindakan lain yang mengancam operasi normal perusahaan diidentifikasi, dan karyawan tersebut tidak melaporkannya dan tidak mengambil tindakan apa pun untuk menghilangkan masalah tersebut. Arsiparis bertanggung jawab atas pelanggaran norma disiplin kerja.

Kondisi kerja

Deskripsi pekerjaan seorang arsiparis menyarankan bahwa manajemen organisasi harus menentukan jam kerjanya sesuai dengan tenaga kerjaperundang-undangan. Jika perlu, perusahaan harus memberinya tempat kerja yang memperhitungkan semua norma dan standar, serta semua yang diperlukan untuk perjalanan bisnis, termasuk yang lokal. Ia juga berhak menandatangani dokumen yang sesuai dengan kewenangannya.

Kesimpulan

Dokumen utama yang harus diandalkan oleh seorang spesialis untuk posisi ini adalah deskripsi pekerjaan seorang arsiparis. Terlepas dari organisasi tempat dia bekerja, hak, tanggung jawab, fungsi, dan pengetahuan praktis sama dan dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan tertentu dan tugas apa yang diberikan staf manajemen kepada karyawan mereka.

Pekerjaan semacam itu membutuhkan perhatian, ketekunan, pengetahuan tentang aturan keamanan dokumen penting, pengetahuan tentang penilaian nilai dokumen tertentu, serta kemampuan untuk mensistematisasikan, menemukan dan mengenkripsi dokumen dengan cepat. Juga faktor penting adalah bekerja dengan orang-orang, karena profesi seorang arsiparis melibatkan penerbitan dan penerimaan berbagai dokumentasi, memeriksa kebenaran kompilasi dan keasliannya. Hanya orang yang penuh perhatian yang siap bekerja dengan sejumlah besar informasi dan mewakili kepentingan perusahaan di organisasi lain yang dapat melakukan tugas tenaga kerja dengan benar dan andal di posisi ini.